- 1.關於排程任務:時間管理的一個重點就是安排待辦清單,而 Evernote 可以直接把「筆記」當作待辦任務來排程,於是每一個任務都跟著他的完整資料,而不是分開的。
- 2.關於時間提醒:對於知識、文書、資料工作者來說, Evernote 本身就可以當作文書處理軟體,於是,當彈出一則任務筆記提示時,我可以直接在這個筆記上工作,而不用另外找處理工具。
- 3.關於專案分類:當工作開始複雜後,單純的時間排程就要變成依據專案來分類的排程, Evernote 的分類、標籤、連結三大功能,可以勝任更複雜的時間管理需求。
我的想法是,時間管理不是目的,只是要讓執行更順暢的一種方法,既然如此,不一定需要「獨立的工具」來做時間管理,如果能夠直接在「執行的工具」上做時間管理不是更好嗎?
而 Evernote 正是我平常工作、生活的「執行工具」,現在 Evernote 也加入了時間提醒和待辦清單的功能,就讓我們直接在這個執行的平台上,完成輔助的時間管理需求吧!
下面,就讓我分享這段時間實際使用 Evernote 當作時間管理工具後,一些相關的筆記策略。
- 1.每日從筆記庫裡建立明日的下一步行動
仔細想想,「筆記」不就已經是我各式各樣的「任務」嗎?
所以我之前寫下這篇文章:「一個小改變就讓我的 Evernote 充滿全新「動力」的筆記策略」,建議大家可以試試看,在筆記的標題加上「具體的行動提示」,例如剪貼一篇文章就在標題加上「閱讀」,這其實是讓筆記「現出本來面目」,看起來更像是他原本應該要是的任務與行動。
既然筆記就是我的任務,我每天的筆記就是我今天收集進來需要執行的任務,所以我會在每天結束之前,打開 Evernote 整理筆記,把準備明天執行的任務(筆記),建立成提醒事項。
這樣第二天早上我只要打開 Evernote, 就能清楚的在整個筆記資料庫的最前面,看到今日必須執行的任務了!
- 2.盡可能不要加上時間提醒,因為整個筆記本已經是待辦清單
前面說「筆記,就是任務」,既然如此,出現在筆記清單裡,不就等於像是「排好準備執行的任務」一樣嗎?所以那些不是真的下一步準備執行的筆記,全部都不需要加上時間提醒。就讓他們躺在筆記資料夾裡,這樣就是任務排程了。
Evernote 的筆記清單,原本就可以看做一種任務的待辦清單。
- 3.利用沒有時間提醒的「提醒事項」追蹤任務
只有真正明天我要執行的任務,我才會加上時間提醒。但是也有一些其他關鍵任務筆記出現在提醒清單上,讓我還是能立刻在一大堆筆記中看到重點。
方法很簡單,在筆記上點擊「提醒事項」,但不要選新增日期,就這樣結束,那麼這則筆記就會變成沒有時間設定的待辦事項,出現在最上方的待辦清單中。
我透過這樣的方式:「保持對某些筆記的持續追蹤關注」,而因為沒有隨便預排時間,也減少了我要不斷重複調整時間的麻煩。
至於什麼樣的筆記我會想要保持追蹤呢?
- 1.通常是未來即將執行,但現在還不需要排上明確時間的任務。
- 2.或者是這個筆記資料夾內,常常會用到的某幾則筆記。
- 4.盡可能用同一則筆記,建立專案的瑣碎步驟小任務
遇到這些步驟手續時,我會直接利用筆記中的「插入核取方塊功能」,把同一個專案的瑣碎流程步驟都直接寫在同一則筆記裡,這樣我只要幫這一則專案筆記加上時間提醒就好。
進入這則筆記,我自然就會看到應該執行哪個小步驟,更棒的是,我還可以很清楚的看到已經完成哪些步驟?目前進度到哪裡?
更進一步的,我會把最緊急的那個步驟寫在「筆記標題」,這樣看起來更加一目了然。
如果說這些瑣碎的步驟任務需要其他參考資料呢?就利用 Evernote 的「筆記連結」功能,把其他參考筆記連結上任務項目後面。
這樣就不用把一堆筆記都加上時間提醒,導致我們的待辦清單看起來很瑣碎、混亂而沒有條理。
- 5.用「重要」、「緊急」標籤建立有效的「任務處理順序」
為了讓整個 Evernote 時間管理系統更有效率,我會在建立筆記的當下,就判斷性的為筆記加上「重要」或「緊急」的標籤。 參考:用重要與緊急兩標籤搞定 Evernote 四個層次的瑣事任務 我可能無法在建立筆記的當下去知道什麼時候要執行他,但是我一定可以判斷這個筆記對我來說到底是重要還是緊急任務,或者是不重要也不緊急的一般任務。
所以每次新增筆記,我就會思考,這則筆記在時間管理上對我來說是「重要」的嗎?還是有「緊急」處理的需求?如果是,就加上相應的標籤,如果都不是,就不要加上標籤。
每一天早上一上班,我就打開 Evernote,首先點進「重要又緊急」(同時包含重要與緊急標籤)的類別中,我可能會看到 5 則筆記,其中又有 2 則是加上「提醒事項」的,後面這兩則表示不僅他們很重要,而且重要到一定要比其他工作優先執行,或者我已經預排了明確的執行時間。
接著我在完成了「重要與緊急」裡的筆記任務後, 我再依序執行「重要」、「緊急」分類裡的筆記任務。
Evernote 筆記有各種資料夾分類,也有前面說的時間提醒,為什麼還需要「重要」和「緊急」的標籤呢? 因為我們不太可能「到每個資料夾裡」一一找出任務執行,這樣太沒有效率;而全部都是「今天要做」的時間提醒時,我們也很難分清楚哪些是真正重要專案需要的任務。
時間管理的關鍵一直都不是時間提醒,而是「選擇重要的事情來完成」。所以我用標籤的方法,跳脫「分類的限制」,擺脫「提醒的瑣碎」,幫 Evernote 加上了這個有著重要性區別的「任務處理流程」,就讓 Evernote 可以真正成為一個對我來說有效的時間管理系統了。
- 小結:
而如果你真的把 Evernote 當作隨身筆記的話,他更可以是一個平常我們用來「收集任務」的工具。
在這個先天有利的條件下,我們只要善用 Evernote 的「時間提醒」與「標籤分類」,把待辦任務排程出來,突顯出重要緊急事件,這樣一個時間管理系統就很順理成章的完成了。