而在次世代 Evernote 裡把筆記本提升為工作平台的一個重大功能改變,就是加入了「 Work Chat 」筆記對話,也可以說是 Evernote 內建的即時通,透過這樣的即時通訊功能,我們將可以和合作夥伴一起合作每一則筆記內容、並且在 Evernote 完成溝通協調。
今天, Evernote 的「 Work Chat 」正式推出了!
所有 Evernote 用戶應該都會在 Android、 iOS、 電腦端的 Evernote 軟體上收到新版更新,而在我實際的簡單測試後,這篇文章就要跟大家分享我的 Evernote 即時通「 Work Chat 」 心得,從目前的筆記對話功能,來看看「 Work Chat 」 可以做什麼樣的利用?
2014/12 補充:進擊的 Evernote 協作平台:免費版共用記事本無限制!
- 1. 內建在 Evernote 工作平台上的即時通
讓我們透過功能教學,以及我的個人應用心得,一起來揭開 Evernote Work Chat 的廬山真面目。
把你的 Evernote 電腦軟體、 Android 或 iOS App 更新,就可以在介面上看到新增的「新對話」按鈕。
點擊新對話,輸入對方的 Evernote 帳號,就可以和對方「在 Evernote 內展開對話」。
如果你輸入對方的郵件或手機號碼,但是對方沒有使用 Evernote 呢?那麼對方就會在自己的郵件上接收到下面這樣的通知,鼓勵對方開始用 Evernote 。
不過,所謂「 Evernote 的即時通」,他的價值就是對於原本已經在 Evernote 上用筆記工作的夥伴,提供了更即時便利的討論功能,而不是要去取代我們熟悉的其他即時通,這是一開始我們必須了解的基本立場。
- 2. 可以協同合作單則記事了!
所以, Evernote 的內建即時通可以拿來幹嘛?對我來說,目前看起來 Work Chat 最大的意義與價值,就是讓我和其他 Evernote 使用者一起討論、合作「單則筆記」。
原本的 Evernote 有「共用記事本」的功能,但是只能共用一整個記事本分類,卻無法單獨的和對方共同編輯「一則單獨的記事」。關於共用記事本,可以參考下列電腦玩物教學:
但是內建 Work Chat 後,也附帶加入了「協同合作任何單獨一則記事」的功能。
我們先來看看實際功能怎麼操作?在某一則想要和對方一起合作的筆記上點擊右鍵(或是進入那則筆記,點擊上方的對話按鈕),就可以利用「分享至 Work Chat 」和某一個人單獨的共用這則筆記。
把筆記透過對話訊息傳送給對方,傳送前可以設定「單獨這則筆記」的使用權限,例如對方是否可以編輯、是否只能檢視?
這樣一來,對方可以在 Evernote Work Chat 的討論串中點開這則筆記,不僅能夠查看內容,也可以進行這則筆記內容的編輯與修改(如果你有開放權限)。
不過這裡有一個「共用記事本」和「 Work Chat 共用單則筆記」的區別:
- 共用記事本:把整個資料夾內的筆記共用,所有筆記會同步下載到每一個合作者的 Evernote 筆記本中。
- Work Chat 共用單則筆記:單獨開放一則筆記的編輯權限給對方,但是筆記依然只儲存在我個人的 Evernote 裡,對方只能從討論串打開這則筆記做編輯,對方的 Evernote 裡不會同步下載這則筆記。
Work Chat 就像是邀請對方到我的 Evernote 裡,在我的 Evernote 裡編輯或查看某一則筆記,對方可以在我的 Evernote 裡幫我編輯修改這則筆記,不過這則筆記不會出現在對方的 Evernote 中。
- 3. 以一對一為主,和每個合作夥伴的工作討論串
Evernote 的 Work Chat 在設計上像是我們的工作專案管理流程之外的一個輔助即時通系統,而這個即時通系統是以「紀錄我和某一個夥伴所有工作溝通紀錄」為主,這是什麼意思呢?就是我和某一位特定夥伴的所有討論紀錄、所有共享筆記,都會統一儲存在同一個對話討論串中。
每一個 Work Chat 的討論串,代表我和某一位 Evernote 夥伴的工作歷程記錄。
目前 Evernote Work Chat 沒有所謂的多人聊天室功能,(新版中,可以把多個使用者加入同一個 Work Chat 討論串中)他當然不是用來作為真正的聊天使用,而是「適合筆記工作平台的即時通」,用來作為筆記的討論、任務的交辦、資料的傳遞用途的。
- 4.知道對方正在工作,並且即時展開討論
有了 Work Chat 後,現在假如我和對方正在同時編輯同一則筆記時,可以在筆記上看到對方的頭像,這時候就可以打開我們的 Work Chat 討論串,繼續針對這則筆記內容做溝通。
- 5.可以成為有效的任務交辦嗎?
在初步使用 Evernote 的 Work Chat 後,我馬上可以想到一個立即有效的用途,我平常會和家人一起共用 Evernote 筆記來管理生活雜務、旅遊規畫需求,這部分的應用實例可以參考電腦玩物的兩篇文章:
而我馬上可以想到利用 Evernote 的地方,就是像如果我們要出國玩,有人要負責辦理機票購買等事宜,我可以利用 Evernote Work Chat ,把我原本已經存在 Evernote 中的護照資料交給他去使用。
或是我可以把我平常建立的購物清單筆記,交給正要去大賣場購物的家人幫我代買,而家人在 Work Chat 接收我的購物筆記,可以直接打開,可以在筆記上註記是否有買到,或是直接註記每個物品的價格,我可以在自己的 Evernote 同步看到。
我想在「個人對個人」的任務交辦上, Evernote Work Chat 是足以勝任的,就像下圖中我準備去一所學校演講,這時候我用 Work Chat 把筆記傳送給對方的負責人,請對方在我的講座規劃筆記上覺得不足、需要修改處做註解。
這是比「電子郵件系統」更好的工作方式(關於這方面的思考,歡迎延伸閱讀:一人之力為何有團隊之效?我的 Google 圓心工作策略 ),因為電子郵件傳送檔案,檔案本身無法共同修改、無法即時看到對方更新,但是利用 Evernote Work Chat 傳送筆記,就讓已經使用 Evernote 的工作者,不用跳出去使用電子郵件,在 Evernote 內就能完成內容合作與溝通需求。
- 小結:
開始使用 Evernote Work Chat 後,也別忘了到網頁端的帳號設定中,打開「個人資料」頁面,你可以在這裡新增頭像、加上暱稱,這樣在 Work Chat 裡,對方才能看到更明確的你的個人頭像與名稱喔!