依教育局公告編號 49900 , 說明如下：
一、若各校在使用公文管理系統時，出現公文傳送速度嚴重延遲，請於第一時間連絡公文管理系統維護廠商- 叡揚資訊工程師(電話:06-299-1111#8135)排除問題，並同時副知本局聯絡窗口謝宜廷先生(電話:06-299-1111#7752 ；網電:99919)，由本局協助追蹤後續處理情形。
二、筆硯文書編輯系統已於103年2月28日更新版本，請各校行政業務承辦人將筆硯程式更新至最新版本：
(一)本府筆硯文書編輯系統通訊錄已於103年2月28日起由Big-5碼方式編碼改為Unicode(UTF-8)方式編碼，俾利解決公文電子交換時若干中文罕字無法正確解析之問題，請各校行政業務承辦人及收發文電腦務必將筆硯程式更新至最新版本，除程式自動新外，亦可手動更新，手動更新方法如下:
1. 請至臺南市政府所屬各級學校文書編輯系統共通服務平臺網站 (http://edit.tn.edu.tw/kw/)登入帳號。
2.成功登入後，點選「下載使用者資料」，即開始更新筆硯系統。
(二)本次更新除上列編碼方式更改以外，亦將收文者單位分為常用機關(預設為公家機關)及少用機關(預設為非公家機關含私立學校)，非公家機關於筆硯版本更新後第一次輸入必須完整輸入全稱，方會顯示電子公文交 換地址以供選取，進而減少使用者輸入部分關鍵字時 跳出過多受文機關之情況，降低使用者電腦當機機會。
(三)非公家機關電子公文交換地址一但使用過後，該單位將會進入常用 機關，只要輸入關鍵字即能選取對應電子公文交換地址。以聖功女中為例，筆硯版本更新後，於受文者欄初次輸入”聖功”兩字，不會出現電子公文交換地址，必須輸入該校全稱「天主教聖功學校財團法人臺南市天主教聖功女子高級中學」方會顯示電子公文交換地址以供選取，惟使用過該校電子交換地址後，於受文者欄輸入”聖功＂兩字即可選取電子公文交換地址。
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