(一)按行政程序法第 46 條之規定，係規範特定之行政程序中當事人或利害關係人為主張或維護其法律上利益之必要，向行政機關申請閱覽卷宗之程序規定；至個人資料保護法所定請求閱覽個人資料者，則僅限於當事人。
(二)又所謂「利害關係人」係指有法律上利害關係而言，不包括經濟上、情感上或事實上之利害關係，例如與當事人有契約或債務、債權關係，與當事人為訴訟對造人，或其他確有權利義務關係者等。意即：
１、行政程序之進行或最後決定影響其公、私法上權利或法律上利益，而尚未參加該行政程序者。
２、為其他訴訟、偵查或行政程序中之當事人或參加人，其於該其他程序上之公、私法上權利或法律上利益存在或不存在，與本行政程序有關聯者。
３、其他確能舉證證明有法律上利害關係者。
(三)另查上開本局前函說明三略以，當事人(學生)為在學學生身分，並持續接受輔導服務時(行政程序進行中)，適用行政程序法第 46 條規定申請閱覽卷宗；倘當事人非具在學學生身分(如畢業或其他原因離校等)，過往在校所載錄之學生輔導資料已然確定(行政程序終止)，除另案開啟行政程序者得依行政程序法第 46 條規定申請閱覽卷宗外，應依學生輔導資料之特性，適用個人資料保護法相關規定，申請閱覽、複印、修正或刪除。
(四)綜上，當事人(學生)為在學學生身分，並持續接受輔導服務時，倘「教師」為主張或維護其權利或法律上利益之必要，雖非「當事人(或法定代理人)」，仍可視個案情形，得以「利害關係人」身分，向學校申請閱覽學生輔導資料，惟需視其是否確為法律上利害關係人；倘若當事人(學生)已非具在學學生身分，除另案開啟行政程序者得依行政程序法第 46 條規定申請閱覽卷宗外，教師非學生輔導資料之當事人，依個人資料保護法之規定，不得申請閱覽學生輔導資料。
三、有關學校行政處室所召開之學生個案會議、學生輔導管教會議、親師溝通會議等涉及個人隱私之會議紀錄或相關表件，應依何法規供教師或家長申請閱覽、複印、修正或刪除乙節，先請究明該等行政處室所載錄之會議紀錄或相關表件，是否屬學生輔導資料之一種；若認定為學生輔導資料，自得依上開本局前函及上開說明二所示，當事人或利害關係人主張或維護其權利或法律上利益有必要時，得視具體個案情形依「行政程序法第 46 條」或「個人資料保護法」等相關規定，向學校申請閱覽學生輔導資料；並應依「個人資料保護法」之規定，學校主動或依當事人之請求更正或補充之，負維護個人資料正確性之責。
四、又倘學校行政處室所載錄之會議紀錄或相關表件，涉及利害相關他人陳述或隱私部份，學校得否拒絕，或隱去該資料，只呈現申請人相關內容乙節，因所詢事項已涉及個別案件爭議標的之認定，學校究應採「拒絕提供」或「未涉及同一案件事由(如同一會議內討論多種案件時)者，隱去與該案無關之內容(或節錄與該案有關部份)，並去識別化處理後，再予提供申請人閱覽或複印」等何種作法，建請審酌個案事由本權責辦理。